Comment faire un publipostage Excel vers des PDF individuels (2026)
Le publipostage intégré à Word ne sait pas enregistrer chaque destinataire dans un fichier séparé : Terminer & Fusionner propose « Modifier des documents individuels », « Imprimer des documents » et l'envoi par e-mail, et la première option regroupe toutes les lettres dans un seul nouveau document. Pour obtenir un PDF par ligne nommé d'après la personne, il faut le bouton « Merge to Adobe PDF » d'Acrobat (payant, Windows), une macro VBA, un complément tiers, ou un outil qui lit le tableau et écrit directement les PDF, sans Word.
Ce que Word fait et ne fait pas
La page Microsoft Utiliser le publipostage pour personnaliser des lettres décrit les sorties de l'onglet Publipostage > Terminer & Fusionner : modifier des documents individuels, imprimer des documents, envoyer des e-mails (Windows), et seulement les deux premières sur Mac. Aucune ne crée de fichiers séparés.
L'envoi par e-mail ne règle pas le problème : Microsoft indique, pour Windows, qu'on ne peut pas ajouter de pièce jointe, seulement des liens (page sur l'envoi d'e-mails en nombre), et il faut une messagerie compatible MAPI comme Outlook.
Les méthodes comparées
| Méthode | Il faut | Un fichier par ligne | Nom de fichier tiré d'une colonne | Sur Mac |
|---|---|---|---|---|
| Word, Terminer & Fusionner, puis Enregistrer en PDF | Word | Non, un seul PDF | Non | Oui |
| PDF unique, puis découpage | Word + un outil de découpage PDF | Oui | Seulement si l'outil lit le nom sur les pages | Selon l'outil |
| « Merge to Adobe PDF » d'Acrobat dans Word | Word Windows + Acrobat payant (guide universitaire) | Oui | Oui | Non |
| Macro VBA qui parcourt les enregistrements | Word Windows, macros autorisées | Oui | Oui | En partie |
| Outil dans le navigateur | Un navigateur | Oui | Oui | Oui |
Méthode sans Word, dans le navigateur
- Ouvrez l'outil de publipostage PDF et déposez le fichier .xlsx, .xls ou .csv. Chaque en-tête de colonne devient un champ, par exemple
{{Prénom}}. - Choisissez un préréglage : lettre, attestation, convocation ou étiquette. Cliquez sur les champs pour les insérer dans le titre, le texte et la signature.
- Vérifiez chaque ligne avec les flèches de l'aperçu. Les champs du modèle absents du tableau et les lignes aux cellules vides sont listés au-dessus du tableau des fichiers.
- Réglez le motif du nom de fichier, par exemple
{{Nom}}_{{Prénom}}_courrier. Les caractères interdits sont retirés, les doublons reçoivent_2,_3. - Téléchargez le ZIP : un PDF par ligne, un PDF unique pour l'impression si vous le cochez, et une liste d'envoi CSV qui associe l'e-mail de chaque personne à son fichier.
Le tableau et les PDF restent dans le navigateur, rien n'est envoyé sur un serveur.
Méthode avec Word puis découpage
Si la mise en page doit être faite dans Word : Terminer & Fusionner > Modifier des documents individuels, enregistrez le résultat en PDF, puis découpez-le pour obtenir un fichier par lettre. Vérifiez que chaque lettre fait le même nombre de pages, et utilisez un outil de découpage capable de nommer les fichiers avec un texte de la première page de chaque lettre, comme le nom.
Les pièges de format avec Excel
La page Microsoft Préparer votre source de données Excel pour un publipostage Word en signale trois :
- les codes postaux perdent leurs zéros initiaux (exemple donné : 00399) si la colonne n'est pas au format texte, ce qui touche les départements 01 à 09 ;
- le format pourcentage multiplie la valeur de la cellule par 100 ;
- le symbole monétaire n'est pas toujours repris : Microsoft conseille de le taper à côté du champ.
Pour les dates, Word 2010 fusionnait la valeur brute (par exemple « 1995-10-22 00:00:00 ») et la correction de Microsoft est un commutateur sur le champ, comme {MERGEFIELD date \@ "dd/MM/yyyy"} (article 304387). Un outil qui lit directement le format de la cellule Excel s'en passe : la date s'affiche en JJ/MM/AAAA ou en toutes lettres (« 12 septembre 2026 »).
FAQ
Word peut-il enregistrer chaque lettre fusionnée dans un PDF séparé sans complément ? Non. Les sorties de Terminer & Fusionner sont un document unique, l'impression ou l'e-mail sans pièce jointe.
Comment envoyer à chacun son PDF ? Générez d'abord les fichiers, puis utilisez la liste d'envoi (e-mail et nom de fichier par ligne) avec votre messagerie.
Que se passe-t-il pour une cellule vide ? Le champ est remplacé par du vide. L'outil liste ces lignes avant le téléchargement pour que vous corrigiez le tableau ou le modèle.
J'ai déjà un modèle de publipostage Word, puis-je le réutiliser ? Oui, en mode modèle Word : les champs «Nom» sont convertis et vous obtenez un .docx par ligne avec votre mise en forme. Il n'y a pas de conversion en PDF dans ce mode.
Combien ça coûte ? L'aperçu de toutes les lignes est gratuit, le téléchargement aussi jusqu'à 5 lignes. Au-delà, paiement unique affiché sur la page, sans abonnement.