Comment dédoublonner un fichier clients Excel avec des noms mal orthographiés (2026)
La commande Données > Supprimer les doublons d'Excel ne retire que les lignes dont les colonnes cochées sont identiques, et Microsoft prévient que « les données dupliquées sont définitivement supprimées ». Pour dédoublonner un fichier où le même client apparaît en « DUPONT Jean Pierre », « Jean-Pierre Dupont » et « J.P. Dupont », il faut normaliser les valeurs (casse, accents, ordre des mots, formats de téléphone), comparer les noms de façon approchée uniquement quand un autre champ concorde (même code postal, même ville ou même société), puis fusionner les lignes au lieu de les supprimer pour ne perdre ni le téléphone de l'une ni l'adresse de l'autre.
Ce qu'Excel voit comme doublon, et ce qu'il rate
| Ligne A | Ligne B | Identiques pour Excel ? | Même client ? |
|---|---|---|---|
| Jean-Pierre Dupont | DUPONT Jean Pierre | Non | Oui (ordre, trait d'union) |
| Jean-Pierre Dupont | J.P. Dupont | Non | Oui (initiales) |
| Catherine Lefebvre | Catherine Lefèvre | Non | Très probablement (orthographe) |
| Boulangerie Lefèvre SARL | Boulangerie Lefevre | Non | Oui (forme juridique, accent) |
| 06.12.34.56.78 | +33 6 12 34 56 78 | Non | Oui (même numéro) |
| Marie Martin, Lyon | Marie Martin, Bordeaux | Oui si seule la colonne nom est cochée | Probablement pas |
La dernière ligne est le piège inverse : cocher seulement le nom fusionne des personnes différentes. Microsoft conseille de copier les données dans une autre feuille avant de supprimer, et de repérer d'abord les doublons avec Accueil > Mise en forme conditionnelle > Règles de mise en surbrillance des cellules > Valeurs en double (Rechercher et supprimer des doublons).
La méthode en 5 étapes
- Travailler sur une copie et ajouter une colonne « n° de ligne d'origine » pour pouvoir retracer chaque fusion.
- Créer des clés normalisées dans des colonnes d'aide. Email :
=MINUSCULE(SUPPRESPACE(H2)). Téléphone : retirer espaces, points et tirets avecSUBSTITUE, puis remplacer le0initial par33. Nom : minuscules, traits d'union remplacés par des espaces, mots triés ; la fonction TEXTSPLIT qui découpe les mots n'existe que dans Excel pour Microsoft 365 et Excel 2024 (Microsoft). Société : retirer SARL, SAS, EURL, SA avecSUBSTITUE. - Repérer les doublons exacts sur chaque clé :
=NB.SI(K:K;K2)>1. - Pour les fautes d'orthographe et les initiales, une formule ne suffit pas : Excel n'a pas de fonction qui mesure la ressemblance entre deux textes. Il faut Power Query (correspondance approximative, seuil par défaut 0,80, page Microsoft), une macro, ou un outil dédié.
- Fusionner groupe par groupe : garder la ligne la plus complète (ou la plus récente s'il y a une date de modification) et recopier dans ses cellules vides les valeurs des autres lignes.
Dédoublonner un fichier clients fait les étapes 2 à 5 dans le navigateur : il reconnaît les colonnes, compare les noms avec Jaro-Winkler sans tenir compte de l'ordre des mots, affiche chaque groupe avec la raison du rapprochement, et produit le fichier fusionné avec les mêmes colonnes, plus un journal de fusion.
Les règles qui évitent de fusionner deux personnes
| Règle | Exemple évité |
|---|---|
| Un nom proche ne suffit jamais seul : même code postal, même ville ou même société exigé | Deux « Jean Martin », à Lyon (69003) et à Marseille (13008) |
| Si les deux lignes ont un code postal, c'est lui qui décide, pas la ville | « Jean Martin » Paris 11e et Paris 15e |
| Masculin / féminin traités comme des prénoms différents | Jean / Jeanne, Louis / Louise, Michel / Michelle |
| Une initiale ne relie pas deux prénoms différents | « J. Martin » ne réunit pas Julie et Jacques Martin |
| Téléphone partagé avec des prénoms différents : pas de fusion | Paul et Sophie Girard, même ligne fixe |
| Valeur présente sur des dizaines de lignes ignorée | contact@entreprise.fr, 01 00 00 00 00 |
Codes postaux et téléphones abîmés par Excel
Excel « supprime automatiquement les zéros non significatifs » (Microsoft). Un fichier ouvert puis réenregistré contient souvent 6000 au lieu de 06000 pour Nice et 612345678 au lieu de 0612345678. Ces valeurs doivent être reconnues comme identiques aux versions complètes : complétez les codes postaux français à 5 chiffres, et traitez un numéro à 9 chiffres sans indicatif comme un numéro français sans son 0.
FAQ
Quelle ligne garder dans un groupe de doublons ? La plus complète par défaut, ou la plus récemment modifiée si le fichier a une colonne date. Les cellules vides de la ligne gardée sont complétées par les autres lignes, rien n'est perdu.
À partir de quelle ressemblance deux noms sont-ils « les mêmes » ? Avec Jaro-Winkler mot à mot, « lefebvre » / « lefevre » obtient 0,975 et « jean » / « marie » 0,48. Un seuil d'environ 90 % sur le nom complet, combiné au même code postal ou à la même société, est un bon point de départ.
Peut-on annuler « Supprimer les doublons » ? Seulement avec Annuler juste après. La suppression est définitive, d'où l'intérêt de travailler sur une copie et de garder un journal des fusions.
Mon fichier vient d'un logiciel (Sellsy, Axonaut, HubSpot…). Puis-je le réimporter ? Un fichier qui garde les mêmes colonnes se réimporte, mais la réimportation ne fusionne pas les fiches déjà présentes dans le logiciel avec leur historique. Utilisez le fichier comme liste de travail pour la fusion dans le logiciel lui-même.